Firmenwagen Privatnutzung in Österreich: Regeln, Sachbezug und Praxis

Was bedeutet Privatnutzung eines Firmenwagens?

Die Privatnutzung heißt, dass Sie den Firmenwagen auch außerhalb der Arbeit fahren. Dazu zählen Freizeitfahrten, Einkäufe, Urlaub und der Arbeitsweg. In Österreich löst das einen Sachbezug aus. Der Sachbezug erhöht Ihr steuerpflichtiges Einkommen. Seine Höhe richtet sich vor allem nach den CO₂-Werten des Fahrzeugs. Für E-Autos kann der Sachbezug entfallen.

Ob Privatfahrten erlaubt sind, legt Ihr Arbeitgeber fest. Die Regeln stehen idealerweise im Arbeitsvertrag und in einer Überlassungsvereinbarung. Wichtig sind erlaubte Fahrer, Auslandsfahrten, Kostenbeteiligung und Dokumentation.

Ziel dieses Guides: Sie regeln die Nutzung sauber, verstehen Ihre steuerlichen Folgen und vermeiden Mehrkosten. So nutzen Sie den Firmenwagen privat, rechtssicher und planbar.

Das Wichtigste in Kürze:

• Privatnutzung eines Firmenwagens führt in Österreich zu einem Sachbezug.
• Grundlage ist eine schriftliche Nutzungsvereinbarung.
• Bei E-Autos kann der Sachbezug null sein.

Wann ist die Privatnutzung erlaubt und wo steht sie?

Ob Sie den Firmenwagen privat fahren dürfen, entscheidet der Arbeitgeber. Die Erlaubnis steht im Arbeitsvertrag und in einer Dienstwagen-Überlassungsvereinbarung. Dieses Dokument regelt den Rahmen: Umfang der Privatfahrten, Arbeitsweg, erlaubte Fahrer, Fahrten ins Ausland, Kostenbeteiligung, Versicherung, Selbstbeteiligung und Rückgabezustand.

Viele Unternehmen haben zusätzlich eine Car Policy. Sie beschreibt interne Standards, etwa die Pflege, Serviceintervalle, Tank- oder Ladekarten und Meldewege bei Schäden.

Gilt das Auto als Poolfahrzeug, kann die Firma die Privatnutzung einschränken oder ausschließen. Bei exklusiver Zuweisung ist eine Privatnutzung häufiger erlaubt. Wenn Privatfahrten untersagt sind, wäre es auch nicht zulässig, den Firmenwagen für den Arbeitsweg zu nutzen.

Checkliste: Klären Sie diese Dinge vor einer Privatfahrt

• Steht die Erlaubnis im Vertrag und in der Überlassungsvereinbarung?
• Sind Privatfahrten, Arbeitsweg und Urlaub ausdrücklich erlaubt?
• Wer darf fahren: nur Sie oder auch Partner und Familie?
• Ausland geregelt: ja/nein, Länder, Unterlagen
• Kosten: Tanken/Laden, Maut, Parken, Reinigung
• Versicherung und Selbstbeteiligung bei Schäden
• Rückgabezustand, Service, Führerscheinkontrolle

Regelungen im Detail: Kilometer, Kosten, Dokumentation, Haftung

Viele Unternehmen setzen für Privatfahrten ein Kilometerlimit. Überschreitungen führen meist zu Mehrkosten oder zur Einschränkung der Privatnutzung. Halten Sie deshalb die Vorgaben schriftlich fest und prüfen Sie die jährliche Fahrleistung.

Kostenaufteilung: Klären Sie, wer das Tanken oder Laden, mögliche Mautgebühren und Parkkosten sowie Reinigung, Reifen und Zubehör zahlt. Üblich ist: Der Arbeitgeber trägt Fixkosten wie Versicherung, Steuer, Service und Verschleiß. Für Privatfahrten kann ein Nutzungsentgelt oder eine Eigenbeteiligung gelten. Das senkt häufig den Sachbezug, wenn Sie Zahlungen nachweisen.

Dokumentation: Notieren Sie Übergabezustand, Kilometerstand und Serviceintervalle in einem Protokoll. Für transparente Privatkilometer helfen Bordcomputer-Auswertungen, Tank- bzw. Ladebelege oder eine einfache Fahrtenliste. Bei Schäden, Unfällen oder Verstößen informieren Sie sofort den zuständigen Ansprechpartner.

Haftung & Versicherung: Basis ist die betriebliche Haftpflicht- und Kaskopolice mit einer vereinbarten Selbstbeteiligung. Bei leichter Fahrlässigkeit übernimmt häufig die Versicherung den Schaden. Bei grob fahrlässigem Verhalten droht Regress oder eine Kostenbeteiligung. Bußgelder trägt dagegen immer die fahrende Person. Diese Punkte gehören in die Überlassungsvereinbarung, um im Eintrittsfall nicht in den Streit mit dem Arbeitgeber zu geraten.

Ein Beispiel für das „Nutzungsentgelt“

Zahlen Sie monatlich 80 Euro für Privatfahrten, kann sich der Sachbezug entsprechend verringern. Voraussetzung sind aber klare Regeln und ein nachvollziehbarer Nachweis.

Privatnutzung durch Partner und Familie

Ob auch Partner, erwachsene Kinder oder andere Personen den Firmenwagen fahren dürfen, entscheidet Ihr Arbeitgeber. Erlaubt ist das nur, wenn die Überlassungsvereinbarung ausdrücklich vorsieht. Achten Sie deshalb darauf, dass die Versicherung zusätzliche Fahrer einschließt und deren Führerscheine geprüft sind. Viele Unternehmen verlangen zum Fahren des Firmenautos regelmäßige Führerscheinkontrollen und ein Mindestalter oder eine bestimmte Fahrpraxis.

Eine Weitergabe des Autos ohne Erlaubnis ist riskant. Es droht der Verlust des Versicherungsschutzes und bei einem Unfall können private Kosten entstehen. Bußgelder trägt immer die fahrende Person. Bei Poolfahrzeugen ist private Nutzung durch Dritte meist ausgeschlossen.

Klären Sie vorab besondere Fälle bei einer privaten Nutzung. Dazu gehören Probefahrten von Familienangehörigen, Fahrsicherheitstrainings, Werkstatt-Fahrten oder Valet Parken im Hotel. Regeln Sie auch, ob Sie den Firmenwagen kurzzeitig verleihen dürfen und wie Sie zusätzliche Fahrer dem Unternehmen melden können.

Checkliste für weitere fahrende Personen

• im Vertrag erlaubt und namentlich geregelt
• Versicherung deckt alle Fahrer
• Führerscheinkontrolle dokumentiert
• Mindestalter und Selbstbehalt geklärt

Urlaub und besondere Fahrten im Inland und ins Ausland

Urlaubsfahrten sind privat. Sie brauchen daher eine ausdrückliche Erlaubnis im Vertrag. Klären Sie Reisezeitraum, ungefähre Kilometer, zulässige Mitfahrer und die Kostenverteilung. Bei langen Strecken steigen Verschleiß und Risiko. Viele Firmen koppeln die Freigabe an ein Kilometerlimit oder an eine Selbstbeteiligung.

Für Auslandsfahrten gilt eine Zustimmung des Arbeitgebers sowie eine Länderfreigabe in der Versicherung und die dafür notwendigen Unterlagen an Bord. Dazu zählen Zulassung, Versicherungsnachweis (grüne Karte je nach Land), Pannenhilfe- oder Schutzbrief, Notfallnummern und ein europäischer Unfallbericht. Prüfen Sie auch, ob Kosten für Maut, Vignetten und Umweltzonen entstehen und wer diese zahlt.

Tank- und Ladekarten, die von der Firma bereitgestellt werden, funktionieren nicht überall. Lassen Sie die Karte für die Reiseländer freischalten und testen Sie die PIN. Bei einer Panne oder einem Unfall informieren Sie sofort die angegebene Hotline und den Firmenkontakt. Ein Mietwagen-Ersatz oder ein Rücktransport ist oft Teil der Versicherungspolice, aber nur bei vorheriger Freigabe durch den Arbeitgeber.

Checkliste für Reisen und Auslandsfahrten

• Urlaub und Ausland schriftlich erlaubt
• Versicherungsdeckung, grüne Karte, Vollmacht
• Maut, Vignette, Umweltzone geklärt
• Tank-/Ladekarte im Ausland aktiv
• Pannenhilfe, Notfallnummern, Unfallbericht im Auto

Gilt der Arbeitsweg als Privatfahrt? 

Die Privatnutzung eines Firmenwagens führt in Österreich zu einem Sachbezug. Die Höhe richtet sich nach den geltenden Vorgaben und den Eigenschaften des Fahrzeugs. Für elektrische Firmenwagen-Modelle gelten begünstigende Regeln.

Für die steuerliche Betrachtung und Einordung ist es wichtig, eine saubere Dokumentation zu folgenden Aspekten zu führen: Überlassungsvereinbarung, erlaubte Fahrer, Auslandsfreigaben, Tank oder Ladekarte, Schadenmeldungen, Übergabe und Rückgabezustand. Der Arbeitsweg zählt als Privatfahrt und fällt damit unter diesen Rahmen. Wie hoch der Sachbezug ausfällt, hängt unter anderem von Fahrzeugtyp und CO₂-Werten ab. Für E-Autos gelten besondere Regeln. Für genaue Details zu den jeweiligen Sätzen und zu Beispielen lesen Sie unseren Ratgeber zur Versteuerung von Firmenwagen.

Elektro-Firmenwagen in der Privatnutzung

Ein Firmenwagen mit Elektroantrieb bringt oft Vorteile bei Kosten und Steuer. Wichtig ist eine klare Regelung im Vertrag zwischen dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer, die folgende Punkte umfasst: Laden im Betrieb, Ladepunkte zuhause, Nutzung einer Ladekarte unterwegs, Abrechnung und Service.

Für Urlaubsfahrten prüfen Sie vorab die Länderfreigabe der Versicherung, die Ladeinfrastruktur auf der Route und die Notfallnummern. Bei einem elektrischen Firmenwagen existieren auch spezielle steuerliche Details und konkrete Vorteile rund um den Sachbezug. Lesen Sie dazu unseren vertiefenden Artikel.

Stolperfallen bei Privatfahrten mit dem Firmenwagen

Firmenwagen-Privatnutzung sicher und fair gestalten

Die Privatnutzung des Dienstwagens funktioniert einwandfrei, wenn der Vertrag und die Nutzung zusammenpassen. Prüfen Sie vorab Zuständigkeiten und Abläufe und nutzen Sie unsere Ratgeber, wenn es um Steuern oder spezielle Szenarien geht. So fahren Sie privat entspannt und behalten Kosten und Regeln ständig im Blick.